Gentofte Ejendomme er en selvstændig enhed i Gentofte Kommune, og her ligger blandt andet ansvaret for vedligehold og drift af mere end 400 ejendomme, herunder grønne områder. Græsplæner, buske, hække og så videre, og en del af opgaverne er udliciteret til en ekstern leverandør. Carina Thorsted, der er uddannet skov- og landskabsingeniør, er driftsleder for det grønne udbud – ud over, at hun laver intern rådgivning, besigtiger bevaringsværdige træer, driver tværfaglige projekter og deltager i formulering af kommunens klimaplaner osv. Som ansvarlig for det grønne udbud står hun på mål for, at den kvalitet, der leveres hos institutionerne, matcher det, der står i kontrakten. Mange kommuner og virksomheder vælger at udlicitere grønne opgaver, men Carina Thorsted har nok grebet opgaven lidt anderledes an, end de fleste.

”I 2019 skulle vi formulere et nyt udbud, og der var behov for at gøre det på en ny måde. Mit mål var at skabe merværdi inden for de rammer, vi arbejder indenfor, og det gør vi først og fremmest ved at have et solidt dataset over vores institutioner, så vi kan lave en ordentlig forventningsafklaring i forhold til opgaveområderne. Vi skal være økonomisk ansvarlige og ordentlige og finde en balance i, hvad vi skal have, og hvad der så rent faktisk kan lade sig gøre inden for de rammer. Men derudover var mit mål også, at samarbejdspartneren både havde lyst til og faglighed til at udvikle opgaverne sammen med os,” fortæller Carina Thorsted.

Et udbud består som oftest af en oversigt over de opgaver, der skal løses, og så skal entreprenøren byde på, hvad det skal koste. Men udover den del valgte Carina Thorsted at tilføje tre bundne cases, som blandt andet var udvikling af bæredygtige arealer hos en institution og et plejehjem, og derudover skulle leverandøren overgå til elværktøj. En del af midlerne i udbuddet var på forhånd øremærket til udviklingsprojekter, så det er altså ikke penge, der skal findes undervejs i kontraktforløbet. Men for Carina Thorsted handler det ikke kun om ’hvad’, men også ’hvordan’.

TILLID TAGER TID
På den anden side af bordet – eller skulle vi snarere sige på den samme side af bordet sidder Helle Dahlgren, regionschef i Grøn Service, HedeDanmark – hende med ansvaret for opgaven på entreprenørens side, der til dagligt udføres af den lokale driftsleder og selvfølgelig medarbejderne ude i fronten. HedeDanmark har haft til opgave af drifte grønne arealer hos Gentofte Ejendomme siden 2016 og genvandt altså udbuddet i 2019. Det er cirka 128 institutioner, som HedeDanmarks medarbejdere har deres arbejdsdag ude hos – både grønne opgaver og vintertjeneste, hvis Kong Vinter viser sig – om vinteren eller i april. Og Helle Dahlgren kan kun bekræfte, at dette udbud er anderledes, end de fleste andre, hun møder.

”I de allerfleste tilfælde er opgaveløsningen ’bedst til prisen’, hvilket er helt logisk, fordi det for kommunen eller virksomheden handler om at få pengene til at række længst muligt. Det vil Gentofte Kommune også, men det der var anderledes her, var, at vi også skulle løse tre bundne cases, hvor både opgaveløsningen og prisen vægtede. Det motiverer os til at finde løsninger, som er bæredygtige og udvikler både den måde, vi løser opgaven på men også at skabe merværdi for borgerne. Og efterfølgende stiller det så også krav til os, fordi vi både skal drifte, men vi har også ansvar for udvikling. Det er ikke bare noget, kommunen bestiller løbende eller noget, vi skal kæmpe for at få ekstra bevillinger til, eller hvor institutionen selv skal forsøge at finde midler, for det er bare rigtig svært. Her er det rent faktisk besluttet på forhånd,” siger hun.

Helle Dahlgren er som sagt den ansvarlige hos HedeDanmark, som sidder med om bordet, når der et par gange om året er kontraktopfølgning, men den daglige kommunikation er mellem Carina Thorsted og HedeDanmarks lokale driftsleder. Og det er netop den nære relation, som Helle Dahlgren peger på som et stort plus. 

RESPEKT GIVER EJERSKAB
Det er nærved og næsten, at man tænker, om nu ikke det er for godt til at være sandt. For ved bordet sidder der én part, der skal have pengene til at strække længst muligt og en anden, der skal tjene penge på opgaven. Ellers giver det selv sagt ingen mening.

”Vi har gjort vores forarbejde ved at have et velformuleret udbud, der giver mening, og selvfølgelig at vi efterhånden har arbejdet sammen i mange år og derfor kender hinanden godt. Vi har en gensidig forståelse og kommunikerer meget i løbet af en uge. Min tilgang er kort og godt, at hvis vi har gensidig respekt og har en erkendelse af, at vi agerer i forskellige virkeligheder, så bliver det rent faktisk rart og ligetil, og en situation, hvor vi løser opgaven sammen – og ikke hvor jeg render og vifter med en kontrakt,” siger Carina Thorsted og fortsætter:

”Og hvis noget kikser, for selvfølgelig sker det, så fikser vi det. Det vigtigste er, at vi er gået fra, at det var rå drift for mindste pris til, at vi tager os af arealerne sammen. Begge parter har ejerskab til opgaven, og det giver mange flere muligheder, og så gør det også bare samarbejdet både sjovere og bedre.”

To gange om året er der styregruppemøder, hvor Helle Dahlgren bliver holdt op på, om opgaveløsningen så også matcher kontrakten.

”Som i alle andre opgave skal vi selvfølgelig være på tæerne, og vi skal sørge for, at den daglige drift er i orden, men vi skal også fortælle om, hvad vi har udviklet siden sidst. Det kan i andre situationer godt ende i en snak om, hvilke projekter, der kunne være fine og gode at arbejde på, men i og med at pengene er bevilget på forhånd, så har vi helt konkrete eksempler, som vi er i gang med, og som de kan tage med til det politiske lag. Det oplever jeg som noget utrolig positivt,” siger hun.